Realizacja marzeń o restauracji – kwestie formalne

Projekt restauracji dla Sanepidu

Wybraliśmy miejsce naszej wymarzonej restauracji, kafejki czy bistro. Zrobiliśmy „wywiad środowiskowy”, jesteśmy pewni miejsca i tego, że tu będzie się rozgrywała kolejna część naszego życia, że tu spędzimy przez najbliższe miesiące wszystkie weekendy i niemal każdy wieczór, że nasi najbliżsi mogą znienawidzić to miejsce, a my tym czasem będziemy z każdym dniem wkładać w nie coraz więcej serca i pomysłów.

Z czasem, jeśli wszystko będzie szło zgodnie z naszym planem, będzie już łatwiej.  Nasze „dziecko” zacznie żyć narzuconym przez nas życiem, kuchnią będzie zarządzał odpowiedzialny szef kuchni, a nad wszystkim będzie czuwał zaufany manager.

Ale to jeszcze nie teraz…. Teraz wdrażamy nasz pomyśl w życie.

 

BIZNES PLAN

Znając miejsce i otoczenie naszego lokalu oraz przybliżone koszty  utrzymania (jesteśmy już po pierwszych rozmowach z właścicielami lokalu i znamy koszt dzierżawy, przybliżone zużycie wody i energii) możemy przystąpić do tworzenia biznesplanu. Pozwoli nam on wycenić nasz przybliżony zysk i ocenić rentowność miejsca.

Nasz biznes plan powinien zawierać:

  • wspomnianą analizę miejsca i otoczenia
  • analizę konkurencji
  • analizę grupy docelowej, czyli potencjalnego klienta
  • stałe koszty utrzymania: czynsz/dzierżawa, koszty zużycia wody i energii
  • przybliżone przychody
  • koszty pozostałe: inne opłaty stałe: wynagrodzenie pracowników, ZUS, podatki, Zaiks, Zpav, Stoart, telefon, internet, wydatki na reklamę i marketing, ewentualna rata kredytu.

Biznes plan ułatwi nam planowanie wydatków nie tylko w trakcie funkcjonowania lokalu, ale już wcześniej, na etapie organizowania go. Znając nasze środki finansowe wiemy, ile możemy zainwestować w otwarcie i nie zostać bez gotówki przez najbliższe miesiące po otwarciu, kiedy jeszcze nasz lokal wciąż będzie wymagał nakładów finansowych, a dochody będą zbyt niskie.

Znając już nasz biznes plan, wiedząc na czym stoimy finansowo przystępujemy do kwestii formalnych, czyli wędrówkę po urzędach.

 

ZAREJESTROWANIE DZIAŁALNOŚCI

Pierwszym krokiem będzie wizyta w urzędzie miasta lub gminy. Tam wypełniamy wniosek CEIDG-1, czyli wpis do Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej.

We wniosku należy podać:

  • swoje dane osobiste,
  • nazwę o adres firmy,
  • datę rozpoczęcia działalności (nie może być wcześniejsza niż dzień podpisania wniosku o wpis CEIDG),
  • wybraną formę opodatkowania,
  • dane biura rachunkowego,
  • nr konta bankowego,
  • wybranie i wpisanie odpowiednich kodów PKD.

Wniosek CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru REGON (o ile jeszcze go nie mamy), zgłoszeniem do ZUS i Urzędu Skarbowego.

We wniosku dobrze jest, przy klasyfikacji PKD, obok założenia „restauracji i innej placówki gastronomicznej”, zaznaczyć „catering”. W przyszłości, prowadząc restaurację, kawiarnię czy bistro, taka usługa może okazać się nam bardzo przydatna. Nasi przyszli klienci, często ze względów podatkowych, będą chcieli od nas otrzymać fakturę Vat z tytułem „usługa cateringowa”. Bez odpowiedniego wpisu w CEIDG nie będziemy tego zrobić.

Zgłoszenie i zarejestrowanie firmy jest bezpłatne. Jeśli mamy podpis elektroniczny, wniosek o wpis CEIDG możemy złożyć on-line przez stronę www.prod.ceidg.gov.pl.

Możemy też wysłać go listem poleconym, ale potrzebny nam będzie wtedy nasz podpis potwierdzony przez notariusza.

 

ZUS/URZĄD SKARBOWY

W terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności powinniśmy dokonać w jednostce ZUS odpowiednich ubezpieczeń.

Jeśli  zaczynamy dopiero prowadzenie działalności albo jeżeli w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych nie prowadziliśmy żadnej działalności gospodarczej, to przez okres 24 miesięcy możemy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne niższe , na preferencyjnych waranach[źródło: CEIDG].

W Urzędzie Skarbowym najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży musimy złożyć druk VAT – R.

 

POZWOLENIE NA BUDOWĘ

W przypadku, gdy wynajmujemy lokal, w którym nie była wcześniej prowadzona  gastronomia musimy uzyskać pozwolenie na budowę od właścicieli budynku (najczęściej jest już to zawarte w umowie najmu) lub gminy na zmianę sposobu użytkowania i przebudowę. Natomiast, gdy lokal jest nowy musimy mieć pozwolenie na budowę. Zajmuje się tym najczęściej już biuro projektowe.

Pamiętajmy, że gdy w naszym lokalu zaczyna się remont, jesteśmy już związani umową najmu, a co za tym idzie płaceniem czynszu, opłatami za energię i wodę. Dlatego powinien on przebiegać sprawnie i szybko. Na pewno pojawią się nieprzewidziane komplikacje. Nie unikniemy tego, ale najważniejsze to nie poddawać się trudnościom i odliczać dni do zaplanowanego otwarcia. Cały czas powinniśmy być w kontakcie z architektem i osobą odpowiedzialną za technologię lokalu [szczegóły dot. technologii czytaj w zakładce „Czym jest projekt technologiczny]. Dobrze byłoby, gdyby obie osoby pojawiły się na naszym „placu budowy” i fachowym okiem oceniły czy wszystko przebiega zgodnie z ich planami. Pamiętajmy! Nie musimy znać się na wszystkim. Są osoby, które zajmują się tym zawodowo i możemy skorzystać z ich usług. My naszą energię musimy zostawić na późniejszy etap.

 

WYWÓZ NIECZYSTOŚCI

W między czasie powinniśmy załatwić  wywóz nieczystości stałych i pokonsumpcyjnych, pamiętając o segregacji śmieci. Musimy pamiętać, że przy prowadzeniu restauracji czy baru odpadów kuchennych będzie więcej. Umowę na wywóz odpadów komunalnych podpisujemy z firmą, która z kolei ma podpisaną umowę z gminą. Pojemniki powinny stać na tyłach naszego lokalu  jeszcze przed jego oficjalnym rozpoczęciem .

 

SANEPID

Mając zarejestrowaną firmę, w ciągu 14 dni  zawiadamiany Sanepid o otwarciu restauracji. Wypełniamy zgłoszenie, w którym informujemy jaką formę będzie mieć nasza gastronomia i czekamy na wyznaczenie terminu odbioru. Do tego czasu nasz lokal powinien być już czysty i wyposażony w odpowiedni sprzęt.

Procedura odbioru naszej gastronomi przez Sanepid, spełnienia warunków technologicznych, odpowiedniej wentylacji i kanalizacji, dodatkowo zasady HACCP( tzn. metoda zapewnienia bezpieczeństwa żywności), deratyzacja DDD, zasady BHP są bardzo skomplikowane i czasochłonne, dlatego warto skorzystać z pomocy fachowców i zatrudnić firmę consultingową, która się tym wszystkim zajmie od A do Z. [więcej w zakładce „Odbiór nowego lokalu przez Sanepid”]. My w tym czasie możemy zająć się szukaniem dostawców wyposażenia, budować kadrę i tworzyć kartę menu.

 

KONCESJA NA SPRZEDAŻ ALKOHOLU

Gdy sami bądź przy pomocy firmy consultingowej  otrzymamy pozytywny odbiór Sanepid, zaczynamy wędrówkę po pozwolenie na sprzedaż alkoholu. Zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi lokal, w którym ma być sprzedawany alkohol nie może znajdować się w pobliżu szkoły oraz innych placówek oświatowo-wychowawczych. My już o to zadbaliśmy przy wyborze lokalizacji. 😉

W mniejszych miejscowościach jest to dość prosty temat, w dużych miastach natomiast wydłuża się ta procedura w czasie, dlatego musimy uzbroić się w cierpliwość. Zezwolenie na sprzedaż alkoholu wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta.

W urzędzie miasta lub gminy należy wypełnić wniosek, w którym musimy określić i podać:

  • rodzaj zezwolenia (piwo, wino, wódka),
  • nasze dane, nazwę firmy, adres zamieszkania,
  • nr NIP i Regon,
  • adres punktu sprzedaży,
  • adres punktu składowania napojów alkoholowych.

Dołączyć następujące załączniki:

– zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,

– akt własności, umowa najmu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny przedsiębiorcy do lokalu, w którym będzie prowadzona sprzedaż napojów alkoholowych,

– decyzja Państwowego Inspektora Sanitarnego o spełnieniu warunków sanitarnych,

– zgoda właściciela, użytkownika, zarządcy lub administratora budynku, jeżeli punkt sprzedaży będzie znajdował się w wielorodzinnym budynku mieszkalnym.

Tymczasem urząd gminy wysyła zapytanie o zgodę na sprzedaż alkoholu przez nas do rady osiedla i straży miejskiej.  Możemy przyspieszyć tę procedurę i osobiście załatwić te zgody.

Za wydanie koncesji konieczna jest opłata. Jej wysokość zależy od rodzaju zezwolenia, o które się staramy:

– napojów zawierających do 4,5 % alkoholu i piwa – koszt: 525 zł,

– napojów zawierających  4,5 % – 18 % alkoholu (z wyjątkiem piwa) – koszt: 525 zł,

– napojów zawierających powyżej 18 %. alkoholu – koszt: 2100 zł.

Jeśli zamierzamy sprzedawać piwo, wódkę oraz wino musimy uzyskać wszystkie trzy pozwolenia. Koszt koncesji wyniesie nas wtedy 3150 zł. Pieniądze te należy wpłacić na rachunek bankowy gminy lub miasta.

Koncesję na sprzedaż alkoholu w gastronomii otrzymamy na 4 lata. Po tym czasie musimy starać się o przedłużenie jej.

 

 

PUBLICZNE ODTWARZENIE MUZYKI

To już chyba ostatnia niezbędna procedura do otwarcia naszego miejsca.  Każdy lokal odtwarzający publicznie muzykę zobowiązany jest do podpisania umowy z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi. Bez odpowiedniej opłaty nie możemy odtwarzać muzyki z płyt, radia czy telewizji. Dlatego czeka nas jeszcze wizyta osobista lub wypełnienie odpowiednich zgłoszeń on–line w ZAIKS (Stowarzyszenie Autorów), ZPAV (Związek Producentów Audio Video) i STOART (Związek Artystów Wykonawców). Wysokość opłat zależy od metrażu naszego lokalu, ilości miejsc oraz w jak dużym mieście mamy naszą gastronomię.

Możemy tu też alternatywnie skorzystać z odtwarzania muzyki z radia internetowego. Po opłaceniu licencji, która jest dużo niższa niż opłaty ZAIKS, ZPAV i STOART, otrzymujemy hasło i możemy w ten sposób umilać naszym gościom pobyt u nas.

 

 

UBEZPIECZENIE

Na koniec warto jeszcze ubezpieczyć nasz lokal od zalania, pożaru czy innego nieszczęśliwego wypadku. Koniecznie od strat powstałych w wyniku braku prądu!!!!

 

 

 

 

Manager wielu znanych lokali gastronomicznych. Od lat związana z gastronomią i eventami. Pomaga, doradza w otwieraniu i prowadzeniu restauracji.
Prywatnie mama nastolatki. Jej największą pasją jest pieczenie ciast oraz wypieków.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *